Member hosted events are the lifeblood of our community and we ask everyone to lead or support in offering one to the community at least 1x / year.   Member hosted events can be at home, at public venues and events or out in nature. It could be an art event in a home, or a coordinated meetup at a Christmas fair. It could be a vacation in a big airbnb, a visit to a museum, or a walk through campo dei fiori. There are countless options. The only requirement is that we all know when it's happening, where it's happening, what to expect and how to meet up. 

That said, it does not come naturally for everyone so here is my guide to how I organize events and still manage to enjoy it. 

First, a few principles to keep in mind as an event coordinator / host:

• Hosting will make you crazy if you try to accommodate everyone’s needs and preferences.

• Hosting is a contribution to everyone and we are grateful for the effort

• Human beings make mistakes. If you are here, you are human. We love you.

• Events that require more coordination are more fun with a friend. Ask another member or two to help you.  

With that in mind here’s how I suggest approaching it.

1. If it’s a new kind of event and you are unsure how many people are interested, post to the whatsapp group sharing a bit about the idea and asking if people would be interested. Either use a poll or request they give a thumbs up.  

2. Once you are certain of the event, choose 1-3 dates that work for YOU. If you are engaging another venue, such a winery, call or email and tell them the dates you are proposing and ask them to propose alternatives if any of those don’t work. That way you will be able to propose 2-3 dates to the group. Share any estimated costs.

3. Post and pin a poll (or ask Jennifer to) and ask people which date they prefer. Share about the event, the venue, if you can include pics and the estimated times and duration as well as the dates.  

   1. Make sure to clarify for people to select ALL that are possible (not just their preference) and ensure the ‘multiple answers’ is selected on the whatsapp poll.

   2. Give people 3 days to respond max. 

   3. If there is a minimum number and you are close, look to see who said they were interested in participating at an earlier point but didn’t respond to the poll and reach out directly or ask a cohost to help you. 

4. Choose the date that has the most people. Post the event to facebook (include description, date, time, location and again add any images). Ask people to RSVP

   1. If there is a maximum number, note on the event that it’s first come first served. 

   2. If you must prepay.  have them pay you to secure their spot (by bonifico or paypal) 

   3. If you can pay at the venue, ask everyone to pay as they enter or leave.

5. Ask the calendar coordinator to add the event to the VSC calendar

6. Post a link to the facebook event in the whatsapp group and remind people to RSVP

If you run into any difficulty ask Jennifer or another member for help!!

Gli eventi organizzati dai membri sono la linfa vitale della nostra community e chiediamo a tutti di guidare o sostenere l'organizzazione di almeno una volta all'anno. Gli eventi organizzati dai membri possono svolgersi a casa, in luoghi pubblici o all'aria aperta. Potrebbe trattarsi di un evento artistico in casa, di un incontro coordinato a una fiera di Natale. Potrebbe trattarsi di una vacanza in un grande Airbnb, di una visita a un museo o di una passeggiata a Campo dei Fiori. Le opzioni sono innumerevoli. L'unico requisito è che tutti sappiamo quando si svolgerà, dove si svolgerà, cosa aspettarci e come incontrarci.

Detto questo, non è naturale per tutti, quindi ecco la mia guida su come organizzo eventi e riesco comunque a godermeli.

Innanzitutto, alcuni principi da tenere a mente come coordinatore/organizzatore di eventi:

• Organizzare ti farà impazzire se cerchi di soddisfare le esigenze e le preferenze di tutti.

• Ospitare è un contributo per tutti e siamo grati per lo sforzo.

• Gli esseri umani commettono errori. Se sei qui, sei umano. Ti amiamo. Gli eventi che richiedono maggiore coordinamento sono più divertenti se organizzati da un amico. Chiedi a un altro membro o due di aiutarti.

Con questo in mente, ecco come suggerisco di affrontare la situazione.

1. Se si tratta di un nuovo tipo di evento e non sei sicuro di quante persone siano interessate, pubblica un post sul gruppo WhatsApp condividendo un po' l'idea e chiedendo se le persone sarebbero interessate. Usa un sondaggio o chiedi loro di esprimere un "mi piace".

2. Una volta che sei sicuro dell'evento, scegli da 1 a 3 date adatte a TE. Se stai coinvolgendo un'altra location, come una cantina vinicola, chiama o invia un'e-mail e comunica le date che proponi e chiedi loro di proporre alternative se qualcuna di queste non dovesse funzionare. In questo modo potrai proporre 2 o 3 date al gruppo. Condividi eventuali costi stimati.

3. Pubblica e aggiungi un sondaggio (o chiedi a Jennifer di farlo) e chiedi alle persone quale data preferiscono. Condividi informazioni sull'evento, sulla location, se puoi, includi foto, orari e durata stimati, oltre alle date.

   1. Assicurati di specificare chiaramente che le persone devono selezionare TUTTE le opzioni possibili (non solo le loro preferenze) e assicurati che l'opzione "risposte multiple" sia selezionata nel sondaggio WhatsApp.

   2. Dai alle persone un massimo di 3 giorni per rispondere.

   3. Se c'è un numero minimo e sei vicino, controlla chi ha dichiarato di essere interessato a partecipare in precedenza ma non ha risposto al sondaggio e contattalo direttamente o chiedi a un co-organizzatore di aiutarti.

4. Scegli la data con il maggior numero di partecipanti. Pubblica l'evento su Facebook (includi descrizione, data, ora, luogo e aggiungi anche eventuali immagini). Chiedi alle persone di confermare la propria presenza.

   1. Se c'è un numero massimo, indica sull'evento che l'ordine di arrivo è il primo arrivato.

   2. Se devi pagare in anticipo, chiedi loro di pagare per assicurarti il ​​posto (tramite bonifico o PayPal).

   3. Se puoi pagare sul posto, chiedi a tutti di pagare all'ingresso o all'uscita. 

5. Chiedi al coordinatore del calendario di aggiungere l'evento al calendario VSC

6. Pubblica un link all'evento Facebook nel gruppo WhatsApp e ricorda a tutti di confermare la propria presenza

In caso di difficoltà, chiedi aiuto a Jennifer o a un altro membro!